Das neue digitale Betriebstagebuch der Schweitzer-Chemie müsste eigentlich einen viel spektakuläreren Namen erhalten. Denn dahinter verbirgt sich genau das, worauf viele schon lange gewartet haben. Ein Tool, das eine ziemlich komplexe Verordnung in konkrete Aufgaben übersetzt. Eines, das allen Unternehmen, die mit der 42. Bundesimmissionsschutzverordnung zu tun haben, den Alltag deutlich einfacher macht. Drei Jahre Entwicklungsarbeit stecken darin. Seit einigen Wochen ist es im Einsatz.

Der Laborbericht kommt an einem gewöhnlichen Dienstag. Die Anlage läuft, draußen wird produziert, der Kaffee neben dem Rechner hat seine beste Temperatur bereits hinter sich. Dann fallt der Blick auf eine Zahl: Der Legionellenwert ist auffällig.

Auf einmal ist der Dienstag nicht mehr gewöhnlich. Was passiert jetzt? Muss noch einmal untersucht werden? Wann? Andert sich ein Prüfintervall? Welche Maßnahmen sind vorgeschrieben? Wer kümmert sich darum?

Das ist einer der Momente, für die das digitale Betriebstagebuch entwickelt wurde. Im konkreten Fall wird der Laborwert im System hinterlegt, während im Hintergrund eine Logik prüft, welche Pflichten daraus entstehen. Im Aufgabencockpit erscheint, was als Nächstes zu tun ist. Andert sich eine Frist, wird sie angepasst. Ist eine weitere Untersuchung erforderlich, taucht sie als neue Aufgabe auf. Aus einer komplizierten Vorschrift werden damit konkrete Schritte.

Die Anlage läuft, die Pflichten laufen mit

Verdunstungskühlanlagen gehören in vielen Unternehmen zur notwendigen Infrastruktur. Sie müssen zuverlässig funktionieren, stehen im Arbeitsalltag aber selten im Mittelpunkt. Die Anforderungen an ihren Betrieb sind trotzdem und zu Recht hoch. Die 42. Bundesimmissionsschutzverordnung (42. BImSchV) regelt unter anderem Untersuchungen, Fristen und Dokumentationspflichten. Das Warum ist klar: Unter ungünstigen Bedingungen können sich Legionellen vermehren und über feinste Wassertröpfchen in die Umgebung gelangen.

„Wasser ist für viele Kunden ein notwendiges Übel“, sagt Konrad Straube, Leitung des Fachbereichs Technik bei der Schweitzer-Chemie. Er kennt aus seiner früheren Zeit im Vertrieb auch die andere Seite: Menschen, die neben vielen weiteren Aufgaben noch im Blick behalten müssen, welche Untersuchung wann fällig wird und was ein auffälliger Wert auslost. Spätestens vor der Sachverständigenprüfung wird das sichtbar. Konrad erinnert sich an Kunden, die sich wenige Wochen vorher meldeten und feststellten, dass ihre Dokumentation Lucken hatte und manchmal auch gar nicht vorhanden war. Fünf Jahre Anlagenbetrieb lassen sich dann nur schwer in ein paar Nachmittagen rekonstruieren.

Jedes Wenn braucht ein Dann

Die Entwicklung des Betriebstagebuchs begann Jahre zuvor mit dem Wasserdatenmanagement der Schweitzer-Chemie. Sensoren machten Betriebswerte digital verfügbar. Später kamen Laboruntersuchungen hinzu, deren Ergebnisse online dargestellt und bewertet werden konnten. Dann entstand die größere Idee: Wenn das System Werte kennt, könnte es dann auch wissen, was aus ihnen folgt? Damit begann der komplizierte Teil. Konrad zerlegte die Anforderungen der 42. BImSchV in einzelne Aufgaben und verknüpfte sie miteinander. Welche Untersuchung löst welchen Schritt aus? Wann verkürzt sich ein Intervall? Welche Folgen hat eine Betriebsstörung? Welche Information wird dafür benötigt?

Auf den Arbeitsunterlagen entstanden Kästen, Pfeile und immer neue Abzweigungen. Die besondere Herausforderung: Vorschriften lassen an manchen Stellen Spielraum für Auslegung. Software braucht irgendwann eine eindeutige Regel. Offene Fragen wurden deshalb gemeinsam mit Fachleuten und Sachverständigen bewertet und in eine Systemlogik übersetzt.

Rund drei Jahre dauerte die Entwicklung. „Hätte ich vorher gewusst, wie groß das wird, hätte ich wahrscheinlich zweimal darüber nachgedacht“, sagt Konrad und lacht. Manche Projekte profitieren davon, wenn sie ihren wahren Umfang erst unterwegs zeigen.

Für fünf Jahre Daten reicht jetzt ein Login

Im fertigen System sieht man von dieser Komplexität wenig. Im Zentrum steht das Aufgabencockpit. Dort erscheinen übersichtlich anstehende Pflichten, Fristen und Zuständigkeiten. Unternehmen mit mehreren Anlagen oder Standorten können Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte entsprechend verteilen. Laborberichte, Anlagendaten, Gefährdungsbeurteilungen, Qualifikationsnachweise und weitere Dokumente liegen ebenfalls im System. Sicherheitsdatenblätter und technische Merkblätter können automatisch bereitgestellt werden.

Dirk Tutas weiß, welchen Unterschied das macht. Er ist Mitglied der Anwendungstechnik bei der Schweitzer-Chemie und zugleich Sachverständiger für Verdunstungskühlanlagen. Mehr als 1.000 Anlagen hat er bereits geprüft. Dabei begegnete ihm fast jede Form der Dokumentation. Papierordner, lose Sammlungen und gelegentlich eine Exceldatei mit dem Namen „Betriebstagebuch“, in der erstaunlich wenig Betrieb und noch weniger Tagebuch zu finden waren.

Dirk vergleicht das Betriebstagebuch mit dem Fahrzeugschein eines Autos. Die entscheidenden Informationen müssen jederzeit zur Verfügung stehen. Beim digitalen System kann der Betreiber den Sachverständigen für die Prüfung Leserechte geben. Laborberichte und Nachweise lassen sich vorab ansehen, später wird der Zugang wieder deaktiviert. Die Vorbereitung beginnt damit nicht erst einige Wochen vor dem Termin. Sie läuft jeden Tag ein kleines Stück mit. Das mögen auch die Gutachterinnen und Gutachter. „Schließlich schreiben wir lieber Gutachten als Schlechtachten“, sagt Dirk.

Die Antwort auf das „Und jetzt?“ hat ab sofort das Betriebstagebuch

Das Betriebstagebuch kann eigenständig genutzt werden. Zusammen mit den anderen Modulen der Schweitzer-Chemie-Onlineplattform übernimmt das System allerdings noch mehr Arbeit. Ist das Wasserdatenmanagement angebunden, können Messwerte aus der Anlage einfließen. Bei einer betriebsinternen Überprüfung lässt sich beispielsweise ein automatisch erstellter Bericht kontrollieren und bestätigen. Laboruntersuchungen können ebenfalls direkt eingebunden werden. Verantwortlich bleibt am Ende immer noch der Mensch. Aber das System sammelt, ordnet, erinnert und führt durch die nächsten Schritte. Durch das tägliche Back-up geht so schnell nichts mehr verloren.

Drei Jahre Entwicklung, jetzt übernimmt die Praxis

Die ersten Kunden arbeiten bereits mit dem digitalen Betriebstagebuch, weitere sind in der Pipeline. Vertriebsprofi Markus Spuhn, der die Region Mitte der Schweitzer-Chemie als regionale Vertriebsleitung betreut, hat das erste digitale Betriebstagebuch eingerichtet. Inzwischen läuft das System dort so überzeugend, dass der Kunde gemeinsam mit der Schweitzer-Chemie auf einem Fachforum über seine Erfahrungen berichten wird.

Weitere Systeme sind bereits verkauft und aktiviert. Bei einem der Unternehmen lief es sogar umgekehrt als im klassischen Vertrieb: Dort hatte man bereits nach einer umfassenden digitalen Lösung für das Thema gesucht und drängte selbst auf einen Präsentationstermin. „Die Kunden sind wirklich heiß auf das Thema“, sagt Markus.

Für ihn, Konrad, Dirk und die Schweitzer-Chemie beginnt damit jetzt der spannendste Teil. Das Betriebstagebuch verlässt die Entwicklungslogik und muss sich im Alltag beweisen.

Für eine große Bilanz ist das Betriebstagebuch noch zu jung. Die ersten positiven Rückmeldungen zeigen jedoch, wo die Reise hingehen kann. Gleichzeitig fließen die praktischen Erfahrungen bereits in die Weiterentwicklung ein. Eingaben werden vereinfacht, Abläufe nachgeschärft, letzte kleine Hürden entfernt. Denn am Ende soll von der jahrelangen Entwicklungsarbeit möglichst wenig zu sehen sein.

Derweil wird irgendwo an einem gewöhnlichen Dienstag ein Laborbericht eintreffen, bei dem eine Zahl aus der Reihe tanzt. Dieses Mal weiß schon jemand, was als Nächstes zu tun ist:

das digitale Betriebstagebuch

Ein Wert, fünf Schritte

1. Ergebnis
   Der Laborwert wird hinterlegt.
2. Bewertung
   Das System prüft die daraus entstehenden Pflichten.
3. Aufgabe
   Im Cockpit erscheint der nächste Schritt.
4. Frist
   Termine und Intervalle werden bei Bedarf angepasst.
5. Dokumentation
   Erledigte Aufgaben werden direkt festgehalten.