Wir wollen die beste Unterstützung für unsere Mannschaft

Unsere Kolleginnen und Kollegen haben in enger Zusammenarbeit mit einer externen Unternehmensberatung ein Lastenheft definiert, in dem die Anforderungen an das zukünftige ERP-System festgehalten wurden. Nach der Erarbeitung der Anforderungen wurden mehrere Anbieter bewertet und in vertiefenden Workshops fachlich, technisch und natürlich auch menschlich geprüft. Im Einklang mit dem Feedback unserer Key-User entschieden wir uns nach einem sorgfältigen Auswahlprozess für einen Favoriten. In der zweiten Jahreshälfte wird mit einem gemeinsamen Kick-off-Termin der offizielle Projektstart mit dem neu gewonnen Implementierungspartner angegangen. „Das muss auch menschlich und von der Unternehmenskultur her passen“, fasst Boris Fuchs, Leitung IT, zusammen, was neben der technischen Qualifikation des neuen Anbieters ein entscheidendes Kriterium sein wird. „Wir spielen mit offenen Karten. Entsprechend erwarten wir, dass unser ERP-Partner offen, ehrlich und nahbar ist.“ Das Miteinander wird eng sein, von der Einführungsphase bis hin zur Nachbetreuung. „Mehr Zeit für den Kunden“, das ist unser Ansatz Von der neuen ERP-Lösung, die innerhalb von etwa eineinhalb bis zwei Jahren das bisherige System ablösen soll, erhofft sich die Schweitzer-Chemie deutlich kürzere Durchlaufzeiten und eine Verbesserung der täglichen Abläufe. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden mehr Zeit haben, mit den Kunden zu sprechen, mit den Servicetechnikerinnen und -technikern sowie mit unseren Vertriebsleuten“, kündigt Thies Elsner, Geschäftsleitung Service, an. „Wir hoffen, dass sich durch die Standardisierung von Prozessen die Funktions- und Arbeitsweisen vereinheitlichen lassen und somit historisch gewachsene Schnittstellen wegfallen.“ Arbeitserleichterung, Entlastung und Effizienz verfolgen einen erfreulichen Plan: „Im Fokus steht, dass die Arbeit mehr Spaß macht!“ Thies hat sich mit Boris und Moritz Langjahr, Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst der Schweitzer-Chemie, deshalb intensiv mit möglichen Anbietern beschäftigt. „Wir wollen die beste Unterstützung für unsere Mannschaft.“

Weniger Druck. Mehr Zeit.

Vereinheitlichen. Den gleichen Wissensstand teilen. Die gleiche Arbeitsweise teilen – das fasst die Gesamtziele zusammen, die sich die Schweitzer-Chemie gesteckt hat. „Wir sind eine Firma. Wir können gemeinsam besser werden“, beschreibt Boris den Antrieb, den er auch unter den Kolleginnen und Kollegen seit der Ankündigung des neuen Systems wahrnimmt. „Die Bereitschaft und die Akzeptanz sind groß.“

Kollege KI kommt mit ins Team

Klar ist, dass die Schweitzer-Chemie in der Welt von Microsoft, genauer gesagt im Business Central, bleiben wird. Klar ist, dass das neue ERP-System sich sehr nahe am Standard orientieren wird. Und klar ist auch, dass die KI Teil der Lösung sein wird. Thies nennt als Beispiel, wie vorprogrammierte KI-Agenten jede eingehende E-Mail auf unterschiedliche Kriterien prüfen. Anfrage, Bestellung, Reklamation? Das kann Kollege KI künftig vorsortieren und in das ERP-System überführen. Jedoch: „Es war und ist nicht unser Wille, Personal einzusparen“, spricht er sich als Geschäftsleitung Service im Sinne der Schweitzer-Chemie ganz klar für das aus, was viel entscheidender ist: „Wir sind ein Dienstleistungsunternehmen. Das kann die KI nicht ersetzen.“ Es wird vielmehr darum gehen, die Vorteile zu nutzen, die neue Technologien bieten. Moritz hat mit externen Partnern die Vorarbeit mit der Belegschaft der Schweitzer-Chemie koordiniert, Termine mit den jeweiligen Fachbereichen und den Key-Usern organisiert, als es in Abstimmung mit der Geschäftsführung darum ging, zu definieren, was das neue ERP-System leisten soll. Er erklärt, wie sich dank KI bereits die Vorauswahl geeigneter Anbieter deutlich beschleunigen und bündeln ließ: „Marktrecherchen und der Abgleich unserer Anforderungen mit dem, was die unterschiedlichen Anbieter leisten können, selbst die ersten Anschreiben an mögliche ERP-Partner – hier konnte die KI unterstützen.“

„Die haben Lust darauf. Die verstehen uns als Menschen und als Unternehmen.“

Die Auswahl des neuen Anbieters haben sich Thies, Boris und Moritz in Abstimmung mit der Geschäftsführung nicht leicht gemacht. Auch die Anbieter waren gefordert. „Ihr habt hier unsere Analyse der Firma. Wie würdet ihr das lösen?“, umreißt Boris die Aufgabenstellungen im Vorfeld. Thies hat mit seiner Erfahrung schon einige solcher Change-Prozesse bei der Schweitzer-Chemie begleitet. „Wir wollten nicht den Partner, der sich am besten verkauft. Wir wollen die, die uns als Menschen und Unternehmen verstehen“, war er sich mit Boris von Anfang an einig.

Während der Einführung werden Key-User und Fachbereiche die neuen Prozesse und Funktionen schrittweise testen und optimieren. Die Rückmeldungen fließen in enger Zusammenarbeit mit unseren Projektverantwortlichen in die weitere Ausgestaltung ein. Vieles ist bereits vorbereitet. „Wir sind das proaktiv angegangen“, beschreibt Boris die Zusammenarbeit bereits im Vorfeld, „damit wir uns zum Start nicht mehr mit Grundlegendem beschäftigen müssen.“

Reizvoll ist aus Thies’ Sicht auch, dass die Kunden der Schweitzer-Chemie in Zukunft noch mehr Teil des Ganzen sein können. Mit leichterem Zugang zu Informationen, mehr Transparenz, neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit und infolgedessen schnelleren Reaktionszeiten. So könnte beispielsweise das Wasserdatenmanagement über eine zentralisierte Plattform für die Kommunikation gestaltet sein. Einloggen und die Daten zur Maschine, technische Datenblätter, Gefahrenhinweise und das digitale Betriebstagebuch sehen – und rechtzeitig erkennen, wenn erforderliche Chemikalien zur Neige gehen. Damit lässt sich auch direkt die Bestellung auslösen. Ein Szenario für die Zukunft: „Ich bin sicher, dass unsere Kunden das annehmen.“